Veština postavljanja dobrih pitanja klijentu i davanja još boljih odgovora programeru

Gde smo danas kada govorimo o biznis analitičarima?

Tu smo, na mestu gde prevođenje ne znači samo korišćenje dva različita jezika (lingvistički). Ono znači prevesti nešto iz realnog sveta – tehničkom svetu. Da li biste mogli da pretpostavite čija bi glavna veština mogla da se krije u opisu ovog naslova?

Obraćajući pažnju na to šta nas trenutno okružuje i koje su sfere interesovanja mladih ljudi koji hitaju ka novim iskustvima, ali i onih koji svoje višegodišnje iskustvo žele da nadograde, IT okruženje postaje fokus sve više i oblikuje se u misao „Želim biti deo tog sveta i te priče“.

Razlog zašto krećemo od ove rečenice jeste ugao jednog biznis analitičara (eng. Business Analyst) iz koga je moguće sagledati vezu biznisa i softvera koji su u potpunosti kompatibilni i dišu kao jedno.

Ko je biznis analitičar?

Neko ko radi kao biznis analitičar bi trebalo da ima širok spektar interesovanja i veština koje ne moraju da podležu isključivo tehničkom znanju i obrazovanju. Zašto je to tako?

Biznis analitičar iza sebe nema ’struku’ ili primarno obrazovanje za poziciju na kojoj je. Činjenica je da je to upravo najveća prednost bavljenja ovim poslom. Različita obrazovanja, radna iskustva i zadaci kojima se biznis analitičar bavio ili se bavi su prednosti svaka za sebe pojedinačno. Onaj trenutak kada određena IT kompanija angažuje nekoga za ovu poziciju, sva znanja, sve veštine i svako stečeno iskustvo treba da dožive simbiozu delovanja u jednom smeru. Smer kretanja u cilju izvršavanja zadataka razlikovaće se samo u zavisnosti od projekta na kom biznis analitičar radi, kako je postavljena struktura njegovog tima, kao i kakva je dinamika rada kako biznis analitičara, tako i kolega na koje je usmeren tokom projekta.

Upoznajmo se sa pozicijom biznis analitičara u kompaniji Prozone

Kompanija Prozone, na svojim projektima zajednički angažuje bitnis analitičara i programera (eng. Software Developer)  u rešavanju i realizaciji zahteva klijenta. Nivo zadataka kao i njihovi opisi razlikuju se od projekta do projekta kao i od samog klijenta.

Dalje u tekstu zagrebaćemo površinu i dotaći se određenih zadataka u radu jednog biznis analitičara na IBM Maximo sistemu, unutar koga se prema potrebama i zahtevima klijenta prilagođava Maximo sistem.

IBM Maximo je sistem koji nudi pregršt mogućnosti i unutar koga je moguće realizovati potrebe klijenta na veoma visokom nivou. To je softver koji klijentu omogućava pristup detaljnim izveštajima, pouzdanosti opreme kompanije, identifikuje probleme na nivou poslovnih procesa.

Maximo nudi i rešenja u realizaciji uz upravljanje raznim oblicima upozorenja, najave problema, isteka opreme / robe na način koji će klijentu omogućiti najbrže moguće reakcije. Zahtevi se razlikuju od klijenta do klijenta (razlog su različite kompanije, sistemi, različit tip industrije, itd.). Maximo je sistem koji nudi podršku, upravljanje, stabilnost i fleksibilnost korisniku u inteligentnom okruženju.

Za sve gore navedeno biznis analitičar treba da ima širinu u pogledu za svaku funkcionalnost sistema pojedinačno, kao i sistem u globalnom smislu.

Biznis analitičar je tokom svog prethodnog radnog iskustva bar jednom bio korisnik određenog sistema i bar jednom poželeo da može da utiče na promene i prilagođavanje istog zarad funkcionalnosti koja će mu olakšati svakodnevne zadatke.

„Hajde da budem kopija sistema, tako što ću ga savladati i učiti o njemu svaki dan sve više“.

Ovo je misao biznis analitičara tokom svakodnevnog pristupa u realizaciji zahteva klijenta.

Razlog je jednostavan, dobro razumevanje sistema je prva prepreka koju prelazite u komunikaciji, kako sa klijentom tako i sa programerom. Način na koji će biznis analitičar preneti zahtev klijenta dodeljenom programeru, potrebno je da bude jasan prvo njemu samom, ali još jasniji programeru koji će taj zahtev kasnije realizovati.

Rukovođenje određenim sistemom postaje jednostavno korisniku u onom trenutku kada zaista nauči sve o njegovim mogućnostima, ali isto tako i prihvati mane koje taj sistem ima.

U ovom slučaju od biznis analitičara se očekuje da uz razumevanje Maximo sistema klijentu omogući pružanje usluge sa jednakim kvalitetom tako što će od početka do kraja projekta sebe videti u tri uloge:

            • klijent/korisnik (zahtevam od sistema…)

            • biznis analitičar (razumem biznis proces, zahtevam od programera…)

            • programer (razumem šta je pisac hteo da kaže, tehničkim jezikom, zadatak je jasan…)

U trenutku zahteva za novim projektom i želje klijenta, gde je biznis analitičar?

Biznis analitičar se u tom trenutku nalazi na prvom sastanku sa klijentom koji može biti opisan kao Kick-off meeting. Učesnici ovog sastanka obično bivaju pod okriljem nosioca projekta, tehničkog tima i podrške projektu, i iz ugla biznis analitičara, najvažniji učesnici sastanka su potencijalni korisnici sistema/aplikacije koja je krajnji rezultat.

Na sastanku sa klijentom biznis analitičar u većini slučajeva učestvuje samostalno, bez programera. Postavka ovakvog sistema i organizacije predstavlja trnovit put svakog biznis analitičara, i to je baš ono područje u kome nema mesta granicama i toku misli.

Da se biznis analitičar suočio sa zahtevom klijenta, prepoznaće se u onom trenutku kada klijent na postavljeno pitanje otvara sebi nove vidike već postavljenog zahteva. Kada klijent ispred sebe ima jedno od pitanja: Zašto vam je potrebna baš ta funkcionlanost sistema? – a zatim kao odgovor dobije moguće posledice i probleme koje biznis ili aktuleni proces rada može da ima, već tada može da se računa na moguć i valjan put ka realizaciji zahteva.

Tokom Kick-off sastanka, biznis analitičar već od prvog zahteva postaje korisnik sistema, i do kraja ostaje u ulozi korisnika, vodeći se aktivnim slušanjem i razumevanjem svakog izrečenog zahteva. Šta je pisac hteo da kaže, neće biti važno samo biznis analitičaru, već i klijentu, kao i programeru sa kojim će odmah po povratku imati sastanak u kome će morati da dâ odgovore na pregršt novih pitanja. Odgovori koje biznis analitičar daje programeru moraju biti jasniji od svakog postavljenog pitanja klijentu.

Biznis analitičar će tokom komunikacije sa klijentom imati zadatak da dokumentuje zahteve (pisanim ili audio zapisom) kako ni najmanja moguća sitnica ne bi bila izostavljena.

Kako sada sve što je rečeno preneti iz bezbroj opisnih nota napravljenih tokom sastanka u tehnički opis?

Komentari, otvorena pitanja, ispisana na papiru ili otkucana u word dokumentu postaju koncept novog projekta/zahteva koji je potrebno da bude predočen programeru na „njegovom jeziku“. Zašto?

Prevesti deskriptivno u tehnički razumljivo biznis analitičara uvodi u svet programera. Tada, biznis analitičar pred sobom ima možda i najvažniji zadatak od koga će zavisiti svaka moguća realizacija zahteva klijenta. Jedina spona između klijenta i programera koja nijednog trenutka ne sme biti slaba karika je biznis analitičar.

Tokom osmišljenog koncepta na postavljeni zahtev/projekat, biznis analitičar mora da vodi računa o svim mogućim zadacima koji će nastati  kao novi zahtev za programera. Ulazeći u već postojeće funkcionalnosti sistema unutar koga se razvija novi projekat ili se prilagođava postojeći sistem novom zahtevu, biznis analitičar ima zadatak da biznis proces klijenta približi programeru. U ovom slučaju odgovor biznis analitičara na svako postavljeno pitanje programera postaje fokus tokom celokupnog procesa razvoja projekta.

Simbioza veština jednog biznis analitičara koje su pomenute na početku sada moraju postati i zajedničko delovanje kako biznis analitičara tako i programera, a sve u cilju krajnjeg rezultata i proizvoda koje će klijent da prihvati kao funkcionalno rešenje njegovog zahteva.

Šta je to u pozadini rada biznis analitičara?

Dinamika rada biznis analitičara nije nimalo zanemarljiva i kako čak i onda kada se učini da projekat „stoji“ u pozadini uvek mora da postoji ceo proces potkrepljen mnoštvom tehnikalija, dokumentacije, neiscrpne vešte komunikacije. Neke od aktivnosti biznis analitičara su:

            • Održavanje prezentacija;

            • Percepcija postojećeg načina rada klijenta (učešće na radionicama);

            • Analiza korisničkog zahteva;

            • Priprema koncepta projekta, funkcionalne specifikacije sistema na kome se radi, korisničkog uputstva itd;

            • Formulacija funkcionalnih zahteva u konkretne zadatke za tim koji razvija sistem;

            • Testiranje rešenja pre demonstracije klijentima;

            • Obuka korisnika.

Uticaj biznis analitičara na današnji razvoj određenih sistema kao odgovor na zahtev klijenta je veoma važan.

(Ne) razumem i (ne) želim su najtanje granice svake komunikacije.

Vešto se stavljajući u uloge svih učesnika i različitih strana od kojih mogu da proizilaze gore navedene izjave, biznis analitičar ne uzima kao krajnje, i ispituje ih detaljno od početka do kraja zahtevanog procesa. Ovo je ujedno i jedini put i način kako biznis analitičar razvija sebe, a u isto vreme i ono na čemu radi sa tehničke strane.