U kompanijama koje posluju u oblasti komunalnih usluga i elektroprivrede postoji veliki broj poslovnih procesa koji se pokreću na dnevnom nivou a koje rezultiraju uslugama za krajnje korisnike. Uvođenjem PROZONE softverskih rešenja koja se lako integrišu u postojeće informatičke sisteme, javne organizacije mogu poboljšati svoje poslovne procese: od planiranja, projektovanja, implementacije do njihove primene. Automatizacija poslovnih procesa vezanih za javne nabavke, praćenje investicija, skladištenja, za pravne poslove uz izdavanje elektroenergetske suglasnosti pravnim licima i pojedincima, omogućava organizaciji prelazak sa papirnih dokumenata na dokumenta u elektronsku formu.
Elektronske javne nabavke
Softverski paket za elektronske javne nabavke obuhvata kompletan ciklus procesa nabavki unutar organizacije počevši od projektovanja i donošenja plana nabavki, obrade narudžbina, izvršavanja nabavke, prikupljanja i ocenjivanja ponuda, izbor ponuda, ugovaranja, praćenja sprovođenja nabavke do izveštavanja.
Elektronsko upravljanje investicijama
Investicije, njihovo planiranje i praćenje predstavljaju važan segment u poslovanju mnogih organizacija. „elnvestment“ softverski proizvod je zasnovan na eDocumetus platformi i obuhvata sve aktivnosti u kompanijama koje se u svom poslovanju suočavaju sa procesima investiranja.
Elektronske investicije „elnvestments“ omogućuju planiranje ulaganja (investiranja) kroz kreiranje i sprovođenje nekoliko različitih verzija prvobitnog plana, njihovu promenu i usklađivanje sve do odobravanja i usvajanja konačnog plana.
Ovaj sistem omogućuje veliku prednost donosiocima odluka i ostalim zaposlenima u kompaniji:
- Jednostavan i transparentan proces planiranja raspodele resursa i sredstava
- Delegiranje u vezi praćenja pozicije ulaganja i praćenje razvoja
- Planiranje aktivnosti svake pojedinačne pozicije gde se investicija nalazi i praćenje aktivnosti u okviru pojedinačnih investicija
- Planiranje i praćenjena sredstava na različitim nivoima (sve investicije, grupe i podgrupe investicija)
- Kreiranje potrebnih zahteva / Dokumentacija zasnovana na obrascima
- Organizovano izmeštanje i skladištenje svih dokumenata vezanih za određenu investiciju
- Alarmiranje vremenskog perioda koji upozorava i obaveštava sve učesnike uključene u procesima na predstojeće aktivnosti za naredn period. Takođe, obaveštenja za zaposlene o približavanju isticanja krajnjeg roka kao i o iskorišćenosti dodeljenih finansijskih sredstava.
Pravni poslovi – Sudski predmeti
Ova aplikacija je integrisana sa sistemom za upravljanje dokumentima i poslovnim procesima eDocumentus. Sva potrebna dokumentacija može da se čuva u elektronskom obliku i direktno je dostupna iz aplikacije, odnosno iz samog predmeta.
Aplikacija omogućava unos ili preuzimanje podataka o sudskim predmetima, njihovo praćenje kroz sve faze kroz koje prolaze, pretragu i izveštavanje, generisanje i praćenje rokovnika kao i rad sa neophodnim šifarnicima.
Opšti poslovi – Upravljanje poštom, predmetima i evidencija ugovora
Aplikacije koje se odnose na opšte poslove, obuhvataju čitav niz poslovnih aktivnosti koje uključuju preuzimanje i raspoređivanje ulazne pošte, opšti proces obrade internih i eksternih predmeta, kao i evidenciju donatorskih i ostalih ugovora.
Osnovu sistema predstavlja eDocumentus – integrisani sistem za upravljanje dokumetnima i poslovnim procesima. Aplikacije predstavljaju njegovu nadgradnju i proširenja koja omogućavaju rad sa dokumentima ali i svim relacionim podacima u jednostavnom korisničkom okruženju.
U pisarnici Uprave papirni dokumenti, interna i eksterna pošta se skeniraju, zavode i dostavljaju u papirnom/originalnom obliku. Aplikacija za rad sa ulaznom poštom svakodnevno preuzima i evidentira ulaznu poštu iz pisarnice Uprave.
Izdavanje elektroenergetskih saglasnosti u elektrodistribucijama
Softverskim rešenjem za izdavanje eketroenergetskih saglasnosti u elektrodistribucijama, koje je zasnovano na eDocumentus platformi, implementiraju se poslovni procesi obrade zahteva za priključenje i realizacije priključenja. Implementirani sistem te procese prati i podržava na optimalan način uz minimalno korišćenje papirne dokumentacije.
Sva dokumentacija koja se predaje na šalteru prilikom predaje zahteva – zahtev korisnika sa prilozima – skenira se i pretvara u elektronski oblik. Nakon toga se originalna dokumentacija arhivira a njena elektronska forma postaje dostupna na svim mestima gde je to potrebno. Na taj način postiže se efikasnija distribucija predmeta unutar organizacije u toku obrade, zahvaljujući skraćenom vremenu distribucije i smanjenom broju grešaka.
Ovakav sistem obezbeđuje kontrolu rokova za izdavanje elektroenergetske saglasnosti i samu realizaciju priključka, praćenje troškova i praćenje kretanja predmeta.
Implementacija procedura za izdavanje elektroenergetske saglasnosti obuhvata proces prijema zahteva, pregled dokumentacije, obradu zahteva kroz saradnju obrađivača iz različitih organizacionih delova, odlučivanje o mogućnosti priključenja, pripremu tehničkog rešenja, ugovora i saglasnosti, obaveštavanje stranke, potpisivanje ugovora, prijem informacije o uplati i uručenje elektroenergetske saglasnosti, ugovora i odobrenja za priključenje. Ceo proces mora da se završi u zakonskom roku od 30 dana.
Primere integracije Prozone softverskog rešenja za javni sektor, komunalna preduzeća i elektrodistribucije možete preuzeti na ovom linku: Publikacije
