Digitalni sistemi za upravljanje dokumentima prate celokupan životni ciklus dokumenata. PROZONE softverska rešenja iz oblasti upravljanja dokumentima omogućavaju kompanijama digitalnu transformaciju kompanije, povećavaju performanse i smajujući operativne troškove poslovanja.

Kompanija PROZONE je razvila sistem za upravljanje dokumentima – eDocumentus DMS čije osnovne funkcije obuhvataju:

 

  • rukovanje fizičkim skladištenjem dokumenata
  • organizaciju dokumenata u logičke strukture
  • rukovanje životnim ciklusom dokumenata
  • akcije za rad sa dokumentima
  • digitalizaciju papirne dokumentacije
  • pretraživanje dokumenata
  • digitalno pospisivanje dokumenata
  • kontrolu pristupa dokumentima
  • arhiviranje dokumenata
  • podršku za razmenu i deljenje podataka
  • podršku za kolaboraciju više učesnika
  • podršku za definisanje poslovnih procesa (workflow)
  • automatske procedure za vođenje poslovnih procesa
  • beleženje svih događaja u radu sa dokumentima
  • notifikacije o događajima u sistemu

 

Digitalizacija dokumenata

PROZONE projektni tim razvio kompletno rešenje koje omogućava digitalizaciju postojećih papirnih dokumenata i papirne arhive u elektronski oblik. Osim toga naše rešenje eArhiva omogućava masovno skeniranje, indeksiranje dokumenata i njihovo učitavanje kao i njihovu klasifikaciju. Procesi skeniranja su implementirani kroz punu integraciju eArhive i eDocumentus DMS sistema. Iz samog eDocumentus-a je moguće pozvati akciju skeniranja dokumenta i dodavanja skeniranog dokumenta u trenutni folder, kao i preuzeti informacije o klasifikacionoj šemi.

eArhiva se odlikuje jednostavnim, preglednim i lakim za rukovanje korisničkim interfejsom koji uz nezaobilaznu multijezičku podršku jednostavno nameće intuitivan način korišćenja aplikacije odnosno njenih osnovnih funkcionalnosti.

Skeniranjem dokumenata kreiraju se slike dokumenata u željenom formatu. Slikama dokumenata će u fazi obrade biti pridružen set atributa koji ih čini spremnim za slanje na eDocumentus server.

eArhiva omogućava napredan sistem skeniranja sa integrisanom podrškom za brze skenere uz mogućnost naprednog podešavanja procesa skeniranja definisanjem profila skeniranja.

Svojim funkcionalnostima eArhiva podržava masovno skeniranje na takav način da se može odjednom skenirati više dokumenata, koji su višestranični kao i dvostranično napisani.

eArhiva će uz pomoć definisanih separatora dokumenata i predmeta, automatski odvajati skenirane dokumente i predmete u posebne strukture, uz automatsko prepoznavanje belih stranica i njihovo brisanje iz sistema.

Automatsko prepoznavanje teksta (OCR), bar i QR kodova omogućava automatizaciju klasifikacije i indeksiranja čime se vremenski skraćuje unos dokumentacije u sistem

 

Višekanalni pristup – integracije

Dokumentima u eDocumentus DMS platformi se može pristupati kroz standardnu web klijentsku aplikaciju koja omogućava izvršavanje svih operacija nad dokumentima u skladu sa definisanim privilegijama. eDocumentus DMS je savremena platforma koja omogućava višekanalni pristup repozitorijumu dokumenata uz primenu svih sigurnosnih mehanizama i definisanih privilegija.

Dokumentima smeštenim u eDocumentus DMS repozitorijum dokumenta se može pristupiti putem standardnog Windows Explore-a omogućavajući korisnicima jednostavno korišćenje (drag& drop akcije, copy & paste). Za offline korišćenje dokumentima sistema može se koristiti PROZONE ekstenzija za MS Outlook koja omogućava pristup dokumentima i njihovu sinhronizaciju.

eDocumentus DMS ima razvijenu vizuelnu DMS komponentu koja može jednostavno da se integriše u druge aplikacije omogućavajući pristup eDocumentus repozitorijumu iz drugih sistema. Na tom principu PROZONE je razvio komericijalnu DMS komponentu za IBM Maximo (link ka DMS for Maximo)

 

Bezbednost digitalne arhive

Koncept bezbednosti eDocumentus DMS sistema se bazira na realizaciji i implementaciji odgovarajućih mehanizama zaštite koji su projektovani da zadovolje zahteve neophodne za bezbedan rad sistema kao što su

  • Mehanizmi autentifikacije korisnika,
  • Mehanizmi autorizacije korisnika
  • Mehanizmi višeslojne arhitekture sistema zaštite
  • Mehanizmi zaštite baze podataka softverskog sistema.
  • Mehanizmi zaštite dokumenata smeštenih u repozirotijumu

Kao sistem za upravljanje dokumentima, eDocumentus nudi mogućnost njihovog snimanja u kriptovanom obliku, čime oni postaju dostupni isključivo kroz sam sistem. Pristup dokumentu imaju samo korisnici sistema koji su za to eksplicitno ovlašćeni kroz sistem za upravljanje dozvolama pristupa. Neporecivost dokumenata i njegova nepromenljivost se obezbeđuje digitalnim potpisivanjem što eDocumentus DMS platforma obezbeđuje u skladu sa zakonskim propisima za elektronski dokument.