ePisanirca u potpunosti obezbeđuje upravljanje dokumentacijom i arhivskom dokumentacijom prema pravilima kancelarijskog poslovanja i zakonskoj regulativi, omogućava dobijanje standardnih kancelarijskih izveštaja (delovodne knjige, prijemne knjige, listinga računa, vođenje ekspedicione knjige…), rad sa reversima, arhivskom knjigom, popisom akata itd.

Elektronski dokumenti se čuvaju u sistemu za upravljanje dokumentima čime se postiže brzo, jednostavno i efikasno pretraživanje i pregled postojećih elektronskih dokumenata. U cilju obezbeđivanja bezbednosti informacija modul elektronske pisarnice dozvoljava definisanje različitih nivoa pristupa u zavisnosti od organizacione strukture i funkcije korisnika, a po potrebi i enkripciju sadržaja dokumenata.

Modul elektronske pisarnice obezbeđuje jedinstvenu evidenciju svih dokumenata. Pored evidencije predmeta, ePisarnica obezbeđuje praćenje statusa i kretanja predmeta. U slučaju da ulazni i izlazni dokumenti postoje u elektronskom obliku ePisarnica omogućava automatsko vezivanje dokumenata za odgovarajući predmet.

Osnovne funkcionalnosti Elektronske pisarnice:

  • Primanje, evidentiranje i dostavljanje u rad akata i predmeta
  • Arhiviranje predmeta i njihovo čuvanje po propisanim pravilima
  • Praćenje efikasnosti i ažurnosti organa državne uprave kroz veći broj izveštaja ili uvidom u predmete
  • Propisani šifarnici i registri
  • Praćenje promena i dopune predmeta uz brzu i jednostavnu pretragu dokumenata
  • Funkcionalnosti koje su propisane Uredbom i uputstvom o kancelarijskom poslovanju
  • Popisi akata i definisanje rokova za rešavanje predmeta
  • Rešavanje predmeta i žalbi
  • Rokovi čuvanja i arhivske knjige sa rokovnikom

 

Prednosti Elektronske pisarnice:

  • Jedinstvena evidencija svih predmeta bez obzira da li su organizacione jedinice dislocirane sa praćenjem statusa i kretanjem predmeta kao i zaduženog obrađivača
  • Digitalizacija dokumenata i njihovo čuvanje u elektronskom obliku uz automatsko vezivanje za odgovarajući predmet
  • Efikasnost i ekonomičnost organa državne uprave ili drugih državnih organozacija i javnih preduzeća smanjenjem ukupnog vremena obrade predmeta
  • Korisnički orijentisana web aplikacija prilagođena intenzivnom unosu i produktivnom radu, organizovano i centralizovano smeštanje dokumenata u eDocumentus
  • Dodatni izveštaji specifični za konkretnu lokalnu upravu (naručioca) koji obuhvataju celokupnu evidenciju lokalne uprave kao i konkurentni rad velikog broja korisnika
  • Bezbednost informacija i dozvole pristupa obezbeđene su na različitim nivoima organizacione strukture i funkcija, a po potrebi i enkripcijom sadržaja dokumenata.

Softver elektronske pisarnice je integrisan sa eDocumentus-om tako, da se dokumenti koji su vezani za određeni predmet prikazuju na istoj prezentacionoj formi (HTML stranici) u softveru, a čuvaju se u sistemu za upravljanje dokumentima.

Dokumenti koji se generišu u softveru se smeštaju u eDocumentus automatski bez intervencije korisnika. Softver elektronske pisarnice omogućava čitanje, unošenje, menjanje i brisanje dokumenata. Sve izmene dokumenata se automatski snimaju u eDocumentus-u.

Elektronska pisarnica podržava i akcije rada sa dokumentima: prelistavanje, čitanje, editovanje, copy/paste, import (uvoz), kreiranje novog dokumenta, kreiranje dokumenta iz obrasca, kreiranje foldera.

Softver elektronske pisarnice je integrisan sa postojećim sistemom za upravljanje procesima. Korisnik aplikacije mora ima jasnu informaciju o svojim zadacima i rokovima. Lista zadataka koja nastaje na osnovu dodeljenih zadataka i aktivnosti iz procesa koji se izvršavaju u eDocumentusu je prikazana korisniku. Za svaki zadatak koji je korisniku dodeljen, a koji on prihvati, u elektronskoj pisarnici se prikazuje aplikativna forma koju korisnik mora da popuni u zavisnosti od tipa zadatka.

 

Detaljne informacije o softverskom rešenju možete pogledati u našoj publikaciji ePisarnica.