Aplikacije koje se odnose na opšte poslove, obuhvataju čitav niz poslovnih aktivnosti koje uključuju preuzimanje i raspoređivanje ulazne pošte, opšti proces obrade internih i eksternih predmeta,  kao i evidenciju donatorskih i ostalih ugovora.

Osnovu sistema predstavlja eDocumentus – integrisani sistem za upravljanje dokumetnima i poslovnim procesima. Aplikacija predstavljaju njegovu nadgradnju i proširenja koja omogućavaju rad sa dokumentima ali i svim relacionim podacima u jednostavnom korisničkom okruženju.

Funkcionalne celine obuhvaćene ovim aplikativnim proširenjima jesu:

  • Rad sa ulaznom poštom – preuzimanje, pretraga i raspoređivanje
  • Proces obrade predmeta – obrada na osnovu ulazne pošte ili na osnovu internog zahteva i pregled zadataka obrade
  • Rad sa izlaznom poštom – evidencija i pretraga
  • Evidencija ugovora
  • Evidencija donatorskih i sponzorskih ugovora
  • Šifarnik lica – unos, izmena, pretraga
  • Pregled rokovinika
  • Rad sa ulaznom poštom

eDocumentus je moguće integrisati sa postojećim implementacijama elektronske pisarnice (drugih proizvodjača) ili sa namenski razvijenom aplikacijom.

U pisarnici Uprave papirni dokumenti, interna i eksterna pošta se skeniraju, zavode i dostavljaju u papirnom/originalnom obliku. Aplikacija za rad sa ulaznom poštom svakodnevno preuzima i evidentira ulaznu poštu iz pisarnice Uprave. Preuzima se pošta u elektronskom obliku i to samo pošta koja je namenjena određenoj direkciji i njenim sektorima. Aplikacija omogućava da Direktor i druga odgovorna lica vrše pregled, pretragu i raspoređivanje pristigle pošte. Preuzimanjem pošte, svaka pošiljka postaje predmet u sistemu za upravljanje dokumentima.

 

Obrada predmeta

Raspoređivanjem pristigle pošte inicira se obrada predmeta. Obrada predmeta obuhvata definisanje i dodeljivanje zadataka zaposlenima u Direkciji na osnovu ulazne pošte ili internog zahteva. Takođe, omogućeno je i praćenje obrade svakog predmeta. Pri obradi predmeta svi dokumenti se u elektronskom obliku kreću između svih učesnika u procesu njegove obrade.

Raspoređivanje ulazne pošte

Direktor direkcije ili Rukovodilac sektora vrše raspoređivanje predmeta (odnosno ulazne pošte ili internog zahteva) definisanjem zadataka obrade koji će biti dodeljeni učesnicima u procesu. Definisanje zadataka podrazumeva: postavljanje korisnika zaduženog za obradu, instrukcije i roka obrade. Po završetku svakog dodeljenog zadatka rukovodilac dobija obaveštenje o statusu obrade.

Obrada predmeta na osnovu dodeljenih zadataka

Zaposleni u Direkciji za korporativne poslove dobijaju zadatke za obradu predmeta. Izvršavanje zadataka obuhvata: davanje mišljenja, kreiranje novog predmeta/dosijea, kreiranje novih dokumenata, odlaganje ulazne pošte ili internog zahteva u postojeće predmete ili evidencija izlazne pošte.

Dodeljeni zadaci sadrže napomenu rukovodioca, rok obrade, kao i predmet sa dokumentima na osnovu kojih treba uraditi zadatak. Zadaci se mogu uputiti korisniku ili organizaciji celini (u tom slučaju aktivnost dobija nadležni rukovodilac koji je dalje raspoređuje). Predmeti se mogu slati na obradu određenom korisniku ili grupi od nekoliko korisnika.

Pretraga zadataka

Omogućena je pretraga zadatka po raznim kriterijumima, kao i par brzih pretraga, dostupnih jednim klikom, pretraga nezavršenih zadataka i pretraga zadataka kojima je istekao rok za obradu. Pretrage se mogu odnositi na korisnika i radnike kojima rukovodi, samo na korisnika ili samo na radnike kojima rukovodi.

Evidencija ugovora

Evidencija ugovora predstavlja skup relacionih podtaka o ugovorima, koji su poveyani s odgovarajućim predmetom u sistemu za upravljanje dokumentima eDcumentus. Svi dokumenti koji se odnose na pripremu, praćenje i realizaciju ugovora preuzimaju se ulaznom poštom.

Raspodelom ulazne pošte i obradom predmeta, ovi dokumenti se u elektronskom obliku smeštaju u odgovarajuće predmete odnosno dosijee. Na osnovu ovih dokumenata zaposleni u Sektoru za pravne i opšte poslove mogu da dodaju nove ugovore i anekse u evidenciju, kao i da vrše izmene postojećih u zavisnosti od faze realizacije. Podaci o isteku ugovora automatski se upisuju u rokovnik, pa se ugovori mogu na vreme obnoviti i prosužiti. Donatorski ugovori se zbog svojih specifičnosti evidentiraju u posebnoj tabeli i prate kroz posebno aplikativno proširenje eDocumentusa. I za njih se u sistem za upravljanje dokumentima mogu uneti svi relevantni dokumneti.